Como organizar um evento corporativo: o guia completo  

Nem todas as empresas sabem como organizar um evento corporativo memorável.

Essa interação é uma oportunidade de reforçar a marca e criar experiências marcantes, então não pode ser desperdiçada por falta de expertise. 

Apesar de ser desafiador, planejar um evento de sucesso é possível com um bom roteiro e atenção aos detalhes.

Com o planejamento certo, a escolha dos parceiros ideais e a antecipação de imprevistos, seu evento pode ser um grande diferencial para a empresa. 

Nesse texto, vamos mostrar quais são os pontos que você precisa dominar para ter um evento com bons resultados. Quer saber mais? Vem com a gente! 

O que é um evento corporativo?

Um evento é um acontecimento programado para reunir pessoas para um objetivo específico. Um evento corporativo, portanto, é quando a empresa organiza um acontecimento para reunir profissionais, promovendo a interação entre os participantes.

Esses encontros empresariais podem ter o objetivo de fazer networking, treinamento e capacitação, lançamento de produtos e/ou serviços, reforço da cultura organizacional, motivação e reconhecimento de colaboradores etc.

Quais são os tipos de evento corporativo?

Os tipos de eventos corporativos são: de networking, eventos para executivos, conferências, seminários, workshops, palestras, feiras e exposições, team building, reuniões e convenções, confraternizações, premiações e reconhecimentos, treinamentos, webinars, eventos online, entre outros. 

Como organizar um evento corporativo?

Para organizar um evento corporativo, você precisa fazer planejamento estratégico, detalhar o orçamento, ter uma equipe qualificada, selecionar bons fornecedores, captar parcerias e patrocínios, utilizar ferramentas de controle, considerar os feedbacks de eventos passados, cuidar da comunicação, fazer um plano de marketing e se preocupar com o pós-evento. 

Falaremos sobre cada um dos pontos a seguir! 

Invista em planejamento estratégico

A base para um evento corporativo de sucesso é começar pela estratégia. Ter um planejamento bem estruturado significa ter um evento alinhado aos objetivos e metas da empresa, com boa utilização dos recursos e acompanhamento dos resultados.  

Objetivos e metas

Primeiro, identifique o propósito do evento. Qual é o motivo principal do evento? Por que o evento está sendo realizado? Responder essas perguntas ajuda a dar um norte para iniciar o planejamento. Veja exemplos de objetivos principais:

• promover um produto ou serviço;
• gerar vendas ou leads;
• oferecer desenvolvimento profissional;
• conscientizar sobre o cenário do mercado etc.

Após identificar o propósito, defina objetivos específicos para alcançar no evento. Eles devem ser claros, mensuráveis e alinhados ao propósito principal. Veja exemplos de objetivos específicos:

• atingir um público de X pessoas;
• aumentar o engajamento nas redes sociais em X%;
• obter X leads qualificados para a equipe de vendas;
• conseguir uma média de X minutos de interação por participante etc.

Feito isso, você precisa estabelecer metas. Utilize critérios como número de participantes, vendas realizadas, engajamento online, cobertura de mídia etc. Confira alguns exemplos de metas:

• ter uma taxa de participação de 90% dos convidados confirmados;
• atingir um número específico de inscrições;
• gerar uma quantidade X de retorno financeiro (lucro, vendas etc.);
• conquistar X menções nas redes sociais durante o evento etc.

Outro ponto importante é definir métricas para medir o progresso e alcance dos objetivos e metas.

Você pode mensurar, por exemplo, ROI, taxa de conversão em vendas, taxa de inscrição vs. participação, custo por lead gerado, taxa de engajamento, volume de menções nas redes sociais, taxa de retenção de clientes pós-evento, entre outros.

Público-alvo

O público-alvo também faz parte do planejamento estratégico.

Como vimos, antes de tudo, precisamos compreender claramente o propósito do evento. Com isso em mente, os objetivos específicos ajudam a guiar a definição de quem é o público mais relevante. 

Se o objetivo é educar sobre novas soluções tecnológicas, por exemplo, o público-alvo pode ser composto principalmente por profissionais de TI e/ou decisores na área de tecnologia.

Segmentação demográfica

A segmentação demográfica envolve a definição de características como idade, cargo e hierarquia, localização geográfica, renda, poder de compra etc.

A faixa etária dos participantes pode influenciar no tipo de abordagem e no estilo do evento (ex: eventos mais formais ou informais).

Saber se o evento é destinado a diretores, gerentes, coordenadores ou equipes operacionais, ajuda a construir um conteúdo adequado e escolher o formato certo (palestras, workshops, mesas redondas etc.).

Estudar opções de localização geográfica determina se o evento vai ser local, regional, nacional ou internacional. Essa variável também influencia a linguagem e as questões culturais que podem mudar a abordagem.

Para eventos com objetivo de gerar vendas, conhecer o poder de compra do público-alvo pode ser relevante, especialmente na hora de precificar.

Segmentação psicográfica

Além dos dados demográficos, é importante entender o comportamento e os interesses do público.

A segmentação psicográfica foca nos aspectos mais subjetivos, como interesses e necessidades, estilo de vida e valores, análise do comportamento, dados históricos, atitudes e crenças etc. 

Quais são os desafios ou interesses do público em relação ao setor, ao tema do evento ou ao mercado? Isso ajuda a construir uma programação relevante.

Use dados históricos de edições anteriores ou informações de fontes externas para entender como o público interage com o tipo de evento que você está planejando. Algumas fontes úteis incluem:

• Participantes anteriores: Qual é o cargo dos profissionais que participaram? Quais setores estavam mais representados?
• Comportamento online: Analise dados de engajamento em campanhas digitais, como cliques, respostas a e-mails e interações em redes sociais. 
• Pesquisa de mercado: Realize pesquisas para entender o que o público deseja em relação ao evento, que tipo de conteúdo e atividades geram mais engajamento etc.

Identificar se o público tem crenças ou atitudes específicas relacionadas a determinada área direciona a forma como o conteúdo é apresentado.

O perfil do público pode variar muito dependendo do estilo de vida, como profissionais de tecnologia que preferem eventos mais informais ou executivos que buscam mais conteúdo estratégico e de alta liderança.

Identifique stakeholders e tomadores de decisão

É importante identificar quem são os tomadores de decisão ou influenciadores, ou seja, os profissionais que têm autoridade para tomar decisões de compra ou contratação, além de pessoas que têm grande influência sobre a opinião do público-alvo.

Crie personas

Para criar as personas, colete as informações relevantes sobre o seu público, incluindo dados demográficos, comportamentais e profissionais.

Fale com líderes ou participantes de edições anteriores, envie formulários para clientes ou contatos relevantes para entender suas expectativas e verifique eventos similares no mercado para entender como eles abordam o público-alvo.

Comece a identificar características comuns no seu público-alvo. Responda as seguintes perguntas:

• Qual é o cargo ou nível hierárquico? (ex.: CEOs, gerentes, coordenadores, especialistas)
• Qual é o setor em que atuam? (ex.: tecnologia, saúde, finanças, educação)
• Qual é a faixa etária predominante?
• Qual o nível de experiência profissional?
• Quais são as suas prioridades e desafios no contexto corporativo?

Entenda também o que o seu público busca em um evento corporativo:

• Networking: procuram novas conexões e oportunidades de negócio?
• Desenvolvimento profissional: buscam aprender e adquirir novas competências?
• Inovação e tendências: estão interessados em novas tecnologias ou práticas de mercado?
• Entretenimento e descontração: preferem eventos com momentos de lazer e relaxamento, além de conteúdo formal?

Com base nas informações coletadas, crie perfis detalhados de personas. Cada persona deve incluir dados demográficos, motivações, desafios, interesses, objetivos e preferências no que diz respeito ao evento. 

Exemplos de persona

Após criar as personas, refine-as com base nas características mais comuns ou mais relevantes para o evento em questão. Em alguns casos, é possível criar diferentes grupos de personas, como:

• executivos de alto nível (interessados em painéis de alta liderança, networking estratégico e insights de mercado).
• profissionais de áreas técnicas (buscam workshops práticos, debates sobre novas tecnologias e soluções inovadoras).
• gestores de equipes (focam no aprimoramento de habilidades de liderança, gestão de pessoas e produtividade) etc.

Data e local

Definir a data e o local do encontro corporativo é uma etapa importante do planejamento. A escolha certa desses elementos pode impactar diretamente o sucesso do evento. Para isso, é preciso considerar alguns fatores logísticos, de disponibilidade e de orçamento.

Verifique outras datas importantes para sua empresa, como reuniões trimestrais ou datas de grandes lançamentos de produtos, para evitar conflitos.

Evite agendar eventos próximos a feriados prolongados ou finais de semana, a menos que o evento tenha um formato especial para esse tipo de data, como um retiro corporativo no fim de semana.

Dependendo do setor, alguns períodos do ano podem ser mais propícios para eventos (por exemplo, início de ano para planejamento, final de ano para festas de confraternização).

Considere também se os participantes têm facilidade para se deslocar até o local, incluindo questões como clima, trânsito e disponibilidade de transporte.

Logística do evento

Quanto mais complexo for o evento, mais tempo é necessário para a organização. Planeje a data com antecedência suficiente para garantir a disponibilidade de fornecedores, locais e recursos.

Se o evento for em um período de alto movimento corporativo, tente escolher horários que não coincidem com outros compromissos importantes, como reuniões de equipes ou outras agendas empresariais.

O horário ideal depende do formato do evento:

• eventos de manhã (8h-12h) são ideais para treinamentos, workshops ou reuniões executivas;
• eventos à tarde (13h-17h) são mais comuns para conferências, sessões de networking e apresentações de produtos;
• eventos à noite (17h-20h ou mais tarde) para interações sociais, coquetéis e confraternizações.

Pense também na duração do evento ao escolher a hora de início. Um evento longo pode ser mais adequado para começar de manhã e ir até a tarde, por exemplo. 

Se possível, consulte um grupo representativo dos participantes antes de definir a data e hora final. Você pode fazer isso por meio de uma pesquisa simples.

Se você tiver múltiplas opções de data e hora, ofereça algumas alternativas para dar maior flexibilidade aos convidados, permitindo maior taxa de adesão ao evento.

Considerações regionais e culturais

Se o evento for internacional ou envolver participantes de diferentes regiões, leve em consideração fusos horários e preferências culturais.

Eventos em determinados horários podem ser mais convenientes para um público local, mas inconvenientes para quem está em outro fuso horário, por exemplo.

Programação do evento

A escolha do conteúdo e dos temas deve ser cuidadosamente pensada para garantir que seja relevante para o público-alvo e para o objetivo estratégico do evento.

Em um evento para capacitar os participantes, por exemplo, o conteúdo deve ser focado no desenvolvimento de habilidades e na troca de experiências.

A diversificação de formatos, como palestras, painéis, workshops e estudos de caso, ajuda a manter o interesse e engajamento, evitando a monotonia.

A duração e a sequência das atividades também são aspectos importantes do planejamento.

A programação deve ser estruturada de forma que haja equilíbrio entre momentos de concentração e interação. Atividades muito longas ou sem intervalos podem causar cansaço, enquanto a falta de variedade pode gerar desinteresse.

A ordem das atividades também deve ser pensada para manter o fluxo de atenção dos participantes, começando com uma introdução envolvente, distribuindo as sessões mais dinâmicas durante o dia e terminando com um encerramento forte e motivador.

Interatividade e experiência do público

Para manter o evento atrativo, incorpore momentos de interação, como perguntas e respostas ao final das palestras, dinâmicas de grupo e/ou atividades de networking, que incentivam o contato entre os participantes.

Caso o evento seja híbrido ou virtual, a tecnologia também deve ser bem escolhida para garantir que a plataforma seja intuitiva e que os participantes podem interagir de maneira fluida, seja por chat, enquetes ao vivo ou outras funcionalidades.

Detalhe o orçamento do evento 

Definir como o evento será financiado é um passo crucial do planejamento, pois isso determina como você lida com as receitas e quais recursos estão disponíveis para cobrir as despesas.

Você pode fazer o controle do orçamento por meio de uma planilha ou de um sistema automatizado. Vejamos algumas boas práticas! 

Defina as formas de financiamento de evento

 Existe uma variedade de fontes de financiamento, e é importante identificá-las de forma clara para que o orçamento seja realista. A escolha vai depender dos objetivos estratégicos do evento. 

Recursos próprios (autofinanciamento)

O evento pode ser financiado inteiramente com recursos próprios, sem a necessidade de buscar fontes externas.

Vantagens: controle total sobre os custos e receitas, sem depender de terceiros.

Desafios: pode ser financeiramente arriscado, especialmente se o evento não gerar a receita esperada.

Patrocínios e/ou parcerias

Outra opção é atrair patrocinadores para cobrir parte dos custos em troca de visibilidade, marketing ou exclusividade; também podem ser feitas parcerias estratégicas com outras organizações que visam o mesmo público-alvo.

Vantagens: ajuda a reduzir os custos financeiros e oferecem um valor agregado em termos de visibilidade e marketing.

Desafios: dependência de terceiros para cobrir custos; pode ser necessário oferecer contrapartidas, como publicidade ou espaço para expositores.

Venda de ingressos ou inscrições

A venda de ingressos é uma fonte de financiamento popular, especialmente em eventos como shows, conferências, feiras e workshops.

Vantagens: garante uma fonte de receita previsível; a venda antecipada ajuda a avaliar o interesse pelo evento.

Desafios: depende da aplicação de recursos para garantir vendas. 

Crowdfunding (financiamento coletivo)

Há também a opção de levantar fundos através de uma plataforma de crowdfunding, na qual múltiplas pessoas contribuem com pequenas quantias para financiar o evento em troca de benefícios exclusivos (ingressos, brindes, visibilidade etc.).

Vantagens: permite que o evento seja financiado por um grande número de apoiadores.

Desafios: pode ser difícil atingir o objetivo de financiamento, especialmente se não houver um forte apelo ou divulgação.

Doações ou apoio governamental

Esse tipo de financiamento consiste em buscar doações ou obter apoio de entidades governamentais e fundações que oferecem recursos para eventos culturais, educacionais ou sociais.

Vantagens: pode cobrir uma parte significativa dos custos, especialmente em eventos com caráter social ou educacional.

Desafios: o processo de solicitação e aprovação pode ser burocrático e demorado.

Venda de produtos ou serviços

Durante o evento, é possível vender produtos relacionados ao tema, como camisetas, produtos artesanais, materiais promocionais ou serviços, como workshops pagos, consultorias etc.

Vantagens: gera receita adicional sem custos fixos altos.

Desafios: requer investimento em estoque e logística para a venda.

Crie categorias de despesas 

Um planejamento de categorias de despesas bem estruturado permite que o orçamento seja mais claro e fácil de acompanhar durante todas as fases do evento.

A seguir estão exemplos de categorias de despesas que você pode considerar ao definir o orçamento!

Local (infraestrutura)

Considere o custo de locação do local do evento e com a ambientação, incluindo elementos como móveis, arranjos, painéis, banners e qualquer outro detalhe visual.

Não se esqueça de incluir mesas, cadeiras, estandes, balcões, palcos, entre outros. O evento deve ser acessível, então, rampas, sinalização braille, intérpretes de LIBRAS, tudo isso precisa ser contabilizado.

Tecnologia e equipamentos

Aqui, temos equipamentos necessários para garantir a qualidade sonora e visual, como microfones, projetores, telões, câmeras etc., além do aluguel de luzes especiais para criar a ambientação desejada ou para melhorar a visibilidade.

A tecnologia de transmissão é necessária em caso de eventos online. Se o evento exige uma conexão de internet robusta para participantes ou palestrantes, esse custo também deve ser incluído.

Alimentação e bebidas

Em catering, temos os custos com empresas de buffet ou fornecedores de alimentos, o custo com bebidas que serão servidas durante o evento e despesas com utensílios e descartáveis, entre outros.

Marketing de comunicação 

Nessa lista, entram investimentos em anúncios pagos em mídias sociais, sites, campanhas de marketing offline (como panfletos, banners), criação de materiais visuais, como logotipo, banners, convites, folders, camisetas personalizadas, entre outros.

Há o custo dos serviços de assessoria para divulgação, além de custos associados a promoções para atrair participantes, como descontos para ingressos antecipados ou promoções.

Equipe e recursos humanos

Outro ponto importante do orçamento são os salários e cachês, que envolvem o pagamento para os profissionais envolvidos, como coordenadores, palestrantes, artistas, DJs, ou qualquer outra pessoa essencial para o evento.

Também há o staff operacional, ou seja, a contratação de recepcionistas, seguranças, auxiliares de limpeza, fotógrafos, videomakers etc. Se a equipe precisa de deslocamento, inclua os custos com transporte e alimentação.

Logística e transporte

Considere os custos de transporte de equipamentos, decoração e outros materiais necessários, além do transporte de participantes ou palestrantes, se houver necessidade. 

Caso o evento envolva participantes ou palestrantes de fora, o custo com hospedagem deve ser contabilizado.

Lembre-se também de contratar o seguro, para cobrir possíveis danos ao local e dar suporte em caso de incidentes e acidentes. 

Licenças e permissões

Há também os custos com licenciamento e autorizações necessárias para realizar o evento, que variam conforme a natureza dele. Além disso, taxas podem ser exigidas por autoridades locais, como alvarás de funcionamento, licenciamento sanitário etc.

Contingência

Por fim, é muito importante ter uma reserva para imprevistos! É sempre prudente incluir de 5% a 10% do orçamento total para cobrir custos imprevistos que podem surgir durante a organização do evento.

Monte uma equipe qualificada

Antes de qualquer coisa, identifique as áreas que precisam de suporte. Entre elas, estão a coordenação geral, logística, comunicação, atendimento ao público, marketing, e, se necessário, a parte técnica (como audiovisual e informática). 

É interessante escolher um coordenador para o evento, pois essa pessoa fica responsável pela supervisão de todos os detalhes. Esse líder precisa ter habilidades de organização, capacidade de tomada de decisão rápida e experiência em gerenciar crises.

A equipe deve incluir profissionais especializados em áreas-chave, como comunicação, para cuidar dos fornecedores, imprensa e clientes; e um time de apoio para logística, que se encarrega da montagem, organização do espaço e transporte de materiais.

Alinhamento da equipe

É recomendável investir em treinamentos prévios, alinhando os membros da equipe quanto às expectativas do evento, à cultura corporativa e aos detalhes operacionais.

A comunicação interna também deve ser bem estruturada, utilizando ferramentas para garantir que todos estão alinhados e podem se comunicar de forma clara e eficiente durante o evento.

Uma equipe qualificada é diversificada em termos de habilidades técnicas e interpessoais, com profissionais comprometidos, criativos e capazes de lidar com situações de pressão. 

Selecione os melhores fornecedores

Para selecionar os melhores fornecedores, pesquise bastante e faça uma lista. Procure fornecedores online, confira recomendações de colegas, feedback em redes sociais e fóruns. Priorize empresas com boas avaliações e portfólio de eventos semelhantes ao seu.

Solicite orçamentos e propostas detalhadas, com especificação clara dos serviços, custos, prazos e condições de pagamento. Isso ajuda a comparar e identificar o melhor custo-benefício.

Não deixe de verificar as referências e o portfólio! Converse com clientes anteriores para entender a experiência deles. Priorize fornecedores com experiência comprovada no tipo de evento que você está organizando. Verifique também a reputação da empresa no mercado.

Trabalhe na captação de parcerias

Lembra que falamos sobre a possibilidade de financiar o evento por meio de patrocínios e parcerias? Pois bem. Vejamos a seguir quais são as melhores práticas para captar esses parceiros! 

Crie pacotes de patrocínio personalizados

Em vez de oferecer apenas uma opção de patrocínio, crie pacotes que atendem diferentes orçamentos e objetivos. Aqui estão algumas sugestões:

• patrocínio principal, com exposição máxima, como logo no material de marketing, banners no evento e destaque em palestras e painéis;
• patrocínios de categorias específicas, como para coffee breaks, almoços, workshops ou brindes;
• patrocínios digitais, como exposição em mídias sociais, aplicativos do evento e transmissões ao vivo etc.

Ao oferecer pacotes de patrocínio, você consegue alcançar empresas de diversos portes e parcerias com níveis diferentes de recursos, aumentando a possibilidade de fechar com elas. 

Elabore uma proposta de valor clara

Os patrocinadores querem saber como o investimento deles será revertido em benefícios tangíveis. Portanto, apresente uma proposta clara com:

• ROI, mostrando o alcance esperado, como número de participantes, mídia gerada, retorno em vendas etc.;
• visibilidade e engajamento, mostrando como a marca será promovida antes, durante e após o evento, como em campanhas de marketing, newsletters, e-mails e materiais promocionais;
• exclusividade de categoria para garantir que o patrocinador se sinta único e evitar que concorrentes apareçam ao lado dele no evento.

Seu time comercial precisa saber tudo sobre o evento e seu valor agregado, para ser capaz de transmitir isso aos potenciais parceiros. Então, treine a sua equipe! 

Alinhamento ao objetivo do evento

Escolha marcas e empresas que compartilham e/o mesmo público-alvo ou que têm valores e objetivos alinhados aos do seu evento.

Em um evento de tecnologia, exemplificando novamente, podemos buscar empresas de TI, startups e/ou marcas que promovem inovações tecnológicas.

Para eventos sobre sustentabilidade, você pode procurar patrocínio com empresas do setor ambiental, ONGs e marcas que promovem práticas ecológicas etc.

Parcerias estratégicas

Considere parcerias estratégicas que podem agregar valor ao evento, como parceiros de mídia, que reforçam a divulgação em troca de visibilidade.

Influenciadores do setor ou conhecidos na área do evento podem ser bons aliados para aumentar o alcance.

Além disso, organizações ou associações que têm um público relevante podem ser ótimos parceiros para promover o evento e atrair patrocinadores.

Benefícios exclusivos

Patrocinadores estão cada vez mais buscando uma experiência personalizada e impactante. Além de visibilidade, ofereça:

• oportunidades de networking, criando espaços exclusivos ou eventos paralelos onde os patrocinadores podem interagir com participantes-chave;
• ativações de marca, oferecendo estandes, sessões exclusivas e giveaways;
• relatórios pós-evento, com dados de participação, mídia gerada e feedback dos participantes.

Cada patrocinador tem objetivos e orçamentos diferentes, então esteja preparado para ser flexível e criar pacotes adaptados. 

Ofereça patrocínios modulares. Isso permite que patrocinadores escolham diferentes aspectos do evento para patrocinar (ex: palestrante, área de exposição, eventos sociais).

Outra boa ideia é dar descontos para parcerias de longo prazo. Se o patrocinador se comprometer com mais de um evento e/ou por vários anos, ofereça condições especiais e descontos.

Prova social e resultados de eventos passados

Se você já realizou outros eventos, utilize dados e feedbacks para mostrar resultados tangíveis. Use testemunhos de patrocinadores anteriores e dados de audiência, como números de participação, engajamento em redes sociais e outros KPIs.

Proatividade no follow-up

Após o envio das propostas, seja persistente e proativo no follow-up com os potenciais patrocinadores. Seja transparente sobre prazos e ofereça reuniões para esclarecer dúvidas e/ou negociar detalhes.

Networking e relacionamento

Às vezes, o melhor caminho para captar parcerias é o networking. Participe de eventos do setor, conferências e encontros de empresários para expandir sua rede de contatos. O relacionamento interpessoal pode ser fundamental para abrir portas.

Utilize ferramentas de controle

Ferramentas como Trello, Asana e Monday.com ajudam a organizar as tarefas de maneira clara, dividindo-as por prazos e responsabilidades. Assim, é possível acompanhar o progresso em tempo real, identificar gargalos e garantir que nenhuma tarefa seja esquecida.

Além disso, elas facilitam a colaboração entre a equipe, permitindo a comunicação rápida e o compartilhamento de documentos, como contratos ou apresentações.

Outra vantagem dessas ferramentas é a possibilidade de centralizar todas as informações e dados relevantes. Isso reduz o risco de extravio de informações e facilita o acesso por qualquer membro da equipe, a qualquer momento.

Cronogramas e checklists

O cronograma deve listar todas as etapas do planejamento e da execução, incluindo prazos específicos para cada atividade. Dessa forma, a equipe sabe exatamente o que precisa ser feito e quando, evitando imprevistos de última hora.

Estabelecer prioridades dentro do cronograma ajuda a alocar recursos de forma eficiente e a garantir que tarefas mais críticas sejam concluídas no tempo adequado, sem sobrecarregar os envolvidos.

Além do cronograma, as checklists servem como uma lista de verificação para cada fase do evento, desde a contratação de fornecedores até a programação do dia.

Verifique as etapas conforme são realizadas para confirmar que nada importante foi deixado de lado. O uso dessas ferramentas proporciona uma gestão eficiente, aumentando a organização e a confiança de que tudo vai ocorrer conforme o planejado.

Tenha planos de contingência

Em eventos corporativos, imprevistos podem acontecer a qualquer momento. Ter planos de contingência bem definidos é o macete para lidar com situações inesperadas sem prejudicar o andamento do evento. 

Portanto, defina alternativas para possíveis problemas com fornecedores, mudanças de local ou problemas técnicos, como falhas no sistema de som ou na transmissão de apresentações.

A equipe deve estar preparada para agir rapidamente em qualquer cenário adverso, com soluções previamente pensadas e comunicadas.

Use os feedbacks de eventos passados

Usar feedbacks de eventos passados de forma estratégica envolve, primeiramente, a análise detalhada das informações recebidas.

Identificar padrões e pontos recorrentes nos comentários resulta em insights valiosos sobre o que funcionou bem e o que precisa ser melhorado.

Ao revisar o feedback, é importante categorizá-lo, separando opiniões sobre logística, experiência do participante e conteúdo apresentado, por exemplo. Assim, temos uma visão mais clara e uma priorização das áreas que demandam ajustes.

Aplique as melhorias necessárias

Depois de apurar quais são as áreas de melhoria, é hora de aplicar as mudanças de forma proativa.

Se as reclamações são sobre a comunicação, por exemplo, estude a possibilidade de adotar uma ferramenta que automatiza e-mails e outras formas de contato ou monte uma equipe específica para tratar dessa parte. 

No caso de críticas relacionadas ao conteúdo, considere ajustar a programação com base nas preferências e necessidades expressadas na pesquisa e/ou fazer parceria com um palestrante que entende muito da área que o público sentiu falta etc. 

Esquematize a comunicação 

A comunicação deve ser planejada em três fases: pré-evento, durante o evento e pós-evento.

• Pré-evento:
  • Convites e informações: Certifique-se de que todos os participantes recebem informações claras e com antecedência. Use e-mails, redes sociais e/ou outras plataformas corporativas. Inclua dados como data, local, agenda e objetivos do evento.
  • Teasers e conteúdo pré-evento: Crie expectativa usando vídeos, posts nas redes sociais etc. Isso ajuda a aumentar o engajamento e preparar os participantes.
• Durante o evento:
  • Comunicação clara e objetiva: Use sinalizações para orientar os participantes, como  banners, telas digitais etc. Assegure-se de que a equipe está bem treinada para passar as informações de forma eficiente.
  • Utilização de tecnologia: Ferramentas como apps de evento, transmissões ao vivo e telas interativas colaboram para que todos se sintam conectados.
  • Engajamento em tempo real: Utilize as redes sociais para promover o evento, criando hashtags oficiais e incentivando a participação do público nas postagens. O feedback ao vivo também pode ser coletado de forma interativa, com enquetes, perguntas e respostas, entre outros.
• Pós-evento:
  • Agradecimentos e feedback: Envie um e-mail de agradecimento, incluindo uma pesquisa de satisfação para obter feedback sobre o evento. 
  • Compartilhamento de conteúdo: Envie materiais relevantes como apresentações, vídeos, fotos e resumos. Assim, você reforça o impacto do evento e mantém a marca ativa na memória do público.

Ao construir uma comunidade, fica mais simples se relacionar com os participantes dos eventos, criando novas oportunidades de negócio e ganhando relevância aos olhos do público-alvo. 

Desenvolva um plano de comunicação integrado

O planejamento de comunicação deve integrar todos os canais de mídia. Algumas ferramentas incluem e-mails e newsletters, para enviar lembretes, convites e follow-ups; redes sociais e blogs corporativos, para amplificar o alcance e engajar os participantes etc.

Elabore um cronograma com todos os marcos importantes de comunicação:

• Antes do evento: Quando e como os convites serão enviados? Quando será a divulgação nas redes sociais? Quando a imprensa ou os influencers serão acionados?
• Durante o evento: Quem se comunica com os participantes? Quais canais serão utilizados em tempo real? Quando os comunicados importantes devem ser passados?
• Após o evento: Quais as ações para engajar os participantes após o evento? Quem responde aos feedbacks? Como será a divulgação do conteúdo pós-evento?

Lembre-se de acompanhar de perto a resposta do público às comunicações, medindo o sucesso das campanhas e ajustando conforme necessário. Isso também faz parte do planejamento de marketing, do qual falaremos a seguir! 

Faça um plano de marketing 

O plano de marketing está diretamente conectado às diretrizes do evento, ou seja, à definição dos objetivos e metas, identificação do público-alvo, tipo e formato do evento e proposta de valor. 

Com tudo isso em ordem, é hora de decidir como você vai comunicar o evento ao público. O primeiro passo é definir a sua mensagem-chave. Então, você deve se perguntar o que quer comunicar sobre o evento e quais são os benefícios para o público.

Feito isso, defina os canais de divulgação, como site, e-mail marketing, redes sociais, anúncios pagos, parcerias com influenciadores etc.

Estabeleça também quando cada atividade de comunicação será realizada. Exemplo de cronograma de ações:

• 6 meses antes: definir objetivo, público, formato e orçamento;
• 3 meses antes: começar as campanhas de marketing, buscar parcerias e patrocínios;
• 1 mês antes: finalizar inscrições, intensificar divulgação nas redes sociais e enviar lembretes;
• 1 semana antes: reconfirmar a presença dos participantes, preparar materiais físicos e online;
• Após o evento: agradecer aos participantes, enviar feedbacks, avaliar os resultados e fazer follow-up.

Você também deve trabalhar na geração de leads! Para isso, crie incentivos para que os participantes se inscrevam no evento ou interajam com a marca.

Algumas estratégias são oferecer brindes ou sorteios para inscrições antecipadas, captação de e-mails com conteúdo de valor relacionado ao evento (e-books, webinars, etc.), fazer parcerias com empresas que podem promover o evento para seus públicos etc.

Planeje o pós-evento

No pós-evento, é preciso fazer a avaliação de resultados. Então, você vai precisar resgatar os indicadores-chave de sucesso lá do planejamento. São exemplos de KPIs: número de participantes, taxa de satisfação, retorno financeiro, geração de leads etc.

Após o evento, envie pesquisas para os participantes para entender o que funcionou bem e o que pode ser melhorado. Você pode usar ferramentas como Google Forms, SurveyMonkey ou até formulários no próprio site do evento.

Você também pode analisar informações sobre participação! Se o evento foi online, reveja dados como taxas de inscrição, participação ativa e engajamento durante o evento.

Analisar o desempenho

Revise aspectos logísticos, como o processo de inscrição, credenciamento, alimentação, transporte, acessibilidade etc. e elenque o que pode ser melhorado para futuras edições.

Se o evento envolveu palestras, workshops ou outras apresentações, o conteúdo foi relevante? A experiência dos palestrantes foi positiva? A metodologia aplicada foi eficiente?

Verifique também o engajamento pós-evento: como foram as interações nas redes sociais, os feedbacks sobre a transmissão (caso tenha sido online) e o conteúdo gerado durante o evento. Isso pode incluir hashtags, fotos, vídeos e postagens dos participantes.

Compartilhar resultados

Crie um relatório detalhado que resume os dados e as análises. Esse documento pode ser usado internamente para avaliar o sucesso do evento e também para ser compartilhado com patrocinadores e parceiros, como parte do ROI.

Produza artigos, vídeos e resumos para publicar no site e nas redes sociais. Aqui, você pode usar gravações de palestras, destaques, entrevistas com participantes e imagens, por exemplo. 

Maximizar o valor do evento

Aproveitando o gancho do tópico acima, use os insights e o conteúdo gerado durante o evento para criar materiais adicionais, como e-books, blogs, podcasts e até mesmo novos eventos!

Se o evento foi focado na geração de leads, por exemplo, você pode criar uma estratégia de follow-up para transformar essas oportunidades em negócios e relações duradouras.

Caso o evento tenha um potencial de longo prazo, como uma conferência anual ou evento temático, busque maneiras de manter o engajamento com os participantes. Pode ser através de grupos em redes sociais, newsletters ou eventos menores durante o ano.

Fazer agradecimentos

Envie um e-mail ou mensagem de agradecimento a todos os participantes. Isso demonstra cuidado e também mantém o relacionamento ativo.

Lembre-se de agradecer a quem ajudou a viabilizar o evento, como patrocinadores, fornecedores e colaboradores. Para isso, use e-mails personalizados e menções nas redes sociais.

Não se esqueça de reconhecer também o trabalho árduo da sua equipe, tanto interna quanto externa, pois ele foi fundamental para o sucesso do evento.

Planejamento para o futuro

Se o evento foi parte de uma série ou ciclo, como um evento anual, já comece a pensar nas melhorias para o próximo período.

Não deixe de analisar as oportunidades: aproveite as discussões interessantes do evento e identifique tendências, explorando como sua organização pode se posicionar ou adaptar seus serviços para tirar proveito disso.

Documentação e arquivamento

Guarde todos os documentos, apresentações, gravações de webinars, imagens, vídeos e outros materiais relacionados. Eles podem ser úteis para futuras edições e/ou como base para relatórios e materiais de marketing.

Não deixe de registrar o que funcionou bem e o que não deu certo, criando um manual de melhores práticas e erros a evitar. Esse registro é valioso para quem estiver planejando eventos semelhantes no futuro.

Quando contratar uma empresa de eventos corporativos?

Como vimos até aqui, organizar um evento corporativo não é nada fácil e envolve várias etapas, desde a idealização, passando pelo planejamento e chegando no pós-evento.

Se você não tem expertise, não tem tempo ou não quer se envolver na produção do evento, contratar uma empresa de eventos corporativos é uma excelente opção. 

Expertise e experiência profissional

Empresas especializadas têm experiência acumulada em planejamento, execução e resolução de problemas. Elas sabem como lidar com os detalhes e incidentes que podem surgir durante a organização de um evento. 

Economia de tempo

A organização de um evento corporativo envolve várias tarefas que demandam muito tempo, como a escolha de fornecedores, negociação de contratos, logística, gestão de convidados, entre outros.

Uma empresa especializada pode cuidar de tudo isso, permitindo que você se concentre em outras atividades essenciais para o seu negócio.

Acesso a fornecedores e parceiros de qualidade

Empresas de eventos têm parcerias com fornecedores confiáveis e de alta qualidade, como locais de eventos, catering, equipamentos audiovisuais e serviços de decoração.

Elas geralmente têm acesso a preços competitivos e condições especiais devido ao volume de compras.

Gestão de orçamento

A empresa de eventos corporativos pode ajudar a planejar e controlar o orçamento, garantindo que os recursos estão bem alocados e evitando gastos imprevistos. O resultado disso é um evento de sucesso sem ultrapassar o limite financeiro.

Soluções criativas e personalizadas

Você pode contar com uma visão mais ampla e criativa para criar experiências únicas e inovadoras, que correspondem à imagem da empresa e aos objetivos do evento. A empresa pode sugerir novas ideias e tendências que você talvez não tenha considerado.

Gestão de logística e coordenação no dia do evento

No dia do evento, a empresa contratada se responsabiliza pela coordenação de todos os aspectos logísticos.

Desde a montagem até a execução final, com a gestão de equipe, recebimento de convidados e qualquer problema que pode surgir, tudo está sob controle. Dessa forma, a ocasião se torna tranquila e sem estresse para os organizadores internos.

Redução de riscos

Profissionais de eventos estão preparados para lidar com imprevistos, como questões técnicas, atrasos, problemas com fornecedores e até emergências.

Ao contratar uma empresa especializada, os riscos de falhas e imprevistos são minimizados.

Foco no resultado e objetivos

A empresa de eventos ajuda você a alinhar o evento aos objetivos do seu negócio, seja para reforçar a marca, incentivar a integração entre equipes, celebrar conquistas ou impressionar clientes e parceiros.

Elas têm um entendimento mais profundo do que é necessário para alcançar esses objetivos.

Avaliação pós-evento

Após a realização do evento, as empresas especializadas geralmente oferecem relatórios detalhados sobre a performance do evento, feedback dos participantes e sugestões para melhorar eventos futuros. 

Assim, você consegue medir o desempenho e ajustar estratégias para as próximas edições.

Menos estresse e mais resultado

Ao delegar a organização para uma empresa especializada, a carga de trabalho e o estresse que normalmente recai sobre os colaboradores internos diminui significativamente.

A equipe pode focar em outras tarefas mais estratégicas, enquanto os detalhes do evento são tratados por quem tem experiência.

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