Gestão de pessoas nas mudanças dos processos__

Entre os desafios da área de processos está a cultura do país, então como a gestão de pessoas pode impactar nas mudanças dos processos? Confira neste artigo a resposta para essa pergunta. 

Este artigo foi escrito por Alexandre Braga, Gerente de Melhoria Contínua e Excelência Operacional  – América Latina do Groupe SEB, especialmente para a ebdi.

Gestão de pessoas nas mudanças dos processos

Atualmente algumas empresas de segmentos diferentes afirmam que possuem dificuldade no engajamento da liderança para ter uma gestão de processos, alguns acreditam que a cultura no país ainda não está madura para entender a importância de se ter os processos bem mapeados. 

Entretanto há empresas que estão em outra realidade e têm percebido que além de processos e tecnologias são compostas por pessoas e, para que tudo possa correr em harmonia, agregando valor e traduzindo em resultados é preciso que se tenha uma gestão bem estruturada do todo.

Essa gestão vai além do mapeamento dos processos necessários e abrange a interação destes com as pessoas nas oportunidades de mudanças identificando constantemente as melhorias que devem ser contínuas.

Nessa gestão a abordagem passa a ser sistêmica.

Um conjunto de partes passa a ser considerado um sistema quando a relação entre as partes e comportamento do todo passa a ser o foco da atenção. No caso da gestão de processos o foco não está mais nas tarefas e sim nas redes de equipes voltadas para os processos.

O foco nas pessoas está visível em vários meios onde a importância da pessoa e do indivíduo estão sendo enfatizadas e as características do elemento humano valorizadas.

No cenário atual onde a economia está aos poucos voltando a se reerguer e as empresas começam a se movimentar novamente, o desafio é manter os profissionais engajados nas necessidades de adequação das estratégias de negócios.

Para esta realidade em constante mudança a valorização do recurso humano vem se mostrando uma importante ferramenta.

As empresas precisam identificar se seus recursos humanos estão preparados para enfrentar o desafio das mudanças e para isso precisam criar mecanismos que facilitem à adequação da organização.

Com essa visão temos a Gestão de Mudanças que vem a ser como a Gestão de Projetos, mas é a gestão proativa do “lado das pessoas”.

Nesta forma de gestão deve ser considerada a avaliação de fatores pessoais que poderão influenciar nas ações.

Gerenciamento de mudanças

O Gerenciamento de Mudanças é um fator chave para as equipes de projeto e tem como objetivo aumentar a probabilidade de sucesso, gerenciar a resistência à mudança e criar competência de mudança para a organização.

O processo de mudança pode criar relações hierárquicas e responsabilidade, e devido a isso um mapeamento de responsabilidades onde as diferentes necessidades de ação são cruzadas com os diferentes níveis de decisão por colaborador pode apresentar um quadro claro e atual do que se esperar delimitando áreas de atuação.

Algumas mudanças falham por resistência dos funcionários, resistência da gestão média e por tempo, orçamento e recursos limitados. Mas o obstáculo número um é a resistência e a gerência ineficaz do lado das pessoas.

A razão número um para a resistência é falta de consciência da necessidade de mudar. Uma mudança bem sucedida, no lado das pessoas, apresenta cinco aspectos: 

A Consciência, o Desejo, o Conhecimento a Habilidade e o Reconhecimento.

Consciência da necessidade de mudança: qual a natureza da mudança? Por que a mudança está acontecendo? Qual é o risco de não mudar.

O Desejo de apoiar e participar da mudança, qual a motivação pessoal para apoiar a mudança?

Conhecimento sobre como mudar e entender como mudar, saber os detalhes do que fazer.

Ter a habilidade de implementar a mudança ou ser capacitado e apoiado.

E terminam com o reconhecimento, ou seja, quais serão os incentivos e entender os benefícios.

As pessoas possuem diferentes ritmos e demandas através das fases de mudança e para isso podem ser feitas algumas considerações em etapas distintas no gerenciamento de mudanças.

Antes da implementação da mudança, o gerenciamento pode ser usado para antecipar a resistência e criar planos específicos para efetivamente gerenciar a mudança.

Implementação e avaliação

Durante a Implementação o coaching para determinar o que os indivíduos precisam para efetivamente fazer a mudança.

Após a Implementação uma avaliação para determinar oportunidades e com isso planejar ações de melhoria, de aprendizado, e sucessos para que sejam reconhecidos.

Gestão proativa

Na gestão proativa do lado das pessoas há alguns fatores críticos no processo de mudança:

• Construir uma comunicação forte com todos no processo.
• Concentrar em oportunidades de crescimento para o time.
• Definir e monitorar métricas.
• Alinhar as ações com os principais líderes de equipe.
• Organizar os projetos em torno de equipes multifuncionais.

• Planejar as atividades de transição precocemente, incluir o aprendizado de lições anteriores.
• Envolver os membros da equipe para dar ideias de como enfrentar os desafios típicos de recursos.
• O papel da alta gerência é fundamental para o sucesso. Apoiar e reforçar.
• Envolvimento precoce e participação ativa para ajudar a equipe.
• Impulsionar a implantação – definir direção, medir o progresso e comunicar.

A gestão proativa do lado das pessoas tem como ideia principal a abordagem de que pessoalmente cuidamos mais das atividades em que nos vemos em que nos identificamos da qual somos e fazemos parte.

Essa ideia é resumida em duas palavras: compromisso e dedicação. Nada melhor para despertar isso do que a autonomia. 

A autonomia para a boa gestão de processos

A identificação com algo nos permite uma conexão e dá sentido e significado ao que fazemos e isso só é possível quando há relação conosco e tal relação nos torna comprometidos.

A autonomia pode mudar o nível de dedicação, pois a cobrança muda para nível que ninguém poderá cobrar mais resultado do que o próprio indivíduo.

Isto por que antes de haver metas do gestor ou da empresa há metas, objetivos e ou desafios pessoais que são relevantes para o individuo.

A autonomia reforça o significado e sentido e possibilita um perfil de comportamento altamente desejado nas equipes. Entretanto, a sua manifestação dependerá dos níveis de confiança e comunicação que deve ser proporcional à autônima concedia.

Para que essa autonomia ocorra cabe ao gestor verificar e guiar o indivíduo de modo que ele se identifique com o trabalho que será realizado, permitir que este escolha a seu critério ao seu arbítrio as ferramentas e caminhos que conduzirá o trabalho, dando a oportunidade de administrar o tempo para este trabalho e, um dos componentes mais significativos da autônoma, de criar relações entre as pessoas criando laços dentro e fora da equipe em diferentes níveis hierárquicos.

A autonomia produz resultados positivos entre pessoas quer seja em atividades complexas ou simples, rotineiras ou não, mas principalmente nas imprevisíveis onde são necessárias soluções criativas com alta dose de improvisação, situações essas muito presente em processos de mudança.

Gestão de pessoas nas mudanças dos processos

Vendo a relação entre as partes e o comportamento do todo nesse cenário de mudanças em que estamos, vemos, pela gestão de processos, que esses precisam ter um ciclo de melhoria continua e para essas mudanças temos a gestão de mudanças que dependem das pessoas, dos indivíduos e de uma gestão proativa do lado das pessoas. 

Na verdade, as etapas apresentadas são uma cadeia de causa e efeito, de metas, estratégias e pessoas em visão sistêmica que mostra que investir em capacidade organizacional leva a processos eficientes e eficazes, que fornecem produtos e serviços que satisfazem clientes e, em última análise, levam ao lucro. 

E nessa cadeia de causa e efeito, existe uma cadeia correspondente de Indicadores onde, “Satisfação/ Motivação dos funcionários” é um bem provado indicador de “Satisfação do Cliente”.

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