Este artículo fue escrito por Fernando Méro, Head de Compras Corporativas de Magazine Luiza para ebdi.
El área de compras/suministros, actualmente, es, sin duda, un área de mucha importancia dentro de las organizaciones, independientemente de su segmento.
Las márgenes de los productos son extremadamente afectadas, tanto positiva como negativamente, a través de las estrategias de suministros.
Cada vez más se estudian nuevas formas de organizar la cadena de suministros para optimizar las márgenes, reducir costos operacionales y de almacenaje y optimizar los tiempos de entrega, generando así los retornos más grandes para las organizaciones.
De esta forma, se hace necesario integrar el planeamiento de las compras, los plazos con proveedores, los costos de almacenaje/distribución, la logística y la entrega efectiva al consumidor final.
Delante de estos complejos conceptos que son realidad en las organizaciones, la pregunta es:
¿Cuáles son las estrategias para optimizar la cadena de suministros y crear una mejor gestión de estas actividades?
El primer paso para tener una cadena de suministros efectiva, es la creación y estandarización de procesos.
Normalizar procedimientos, garantizará más efectividad para el manejo de los datos, de los diversos tipos de controles y facilitará la visualización de los modos para dirigir los trabajos.
Adicionalmente, normalizar procesos garantiza un historial y evita cualquier tipo de pérdida de información en caso de cambio de profesionales del área.
Crear KPI’s (key performance indicators) también es una estrategia dentro de la estandarización de procesos que da visibilidad a indicadores-clave de la operación de suministros – de esta forma, crear, supervisar y garantizar la plena visibilidad de estos indicadores, ciertamente auxiliará en la optimización de la cadena.
El segundo paso es garantizar supervisión, camaradería y, sobre todo, proximidad con los principales proveedores.
Sin embargo, es de extrema importancia que, periódicamente, el área de suministros vaya al mercado para entender si los precios practicados por los proveedores todavía son justos, si los niveles de servicio están de acuerdo con lo que el mercado practica, si los plazos de pago y recibimiento están dentro de la normalidad del mercado, etc…
Existen algunas estrategias específicas para que el área de compras entienda el mercado, pero la más común de ellas es la famosa RFP (request for proposal).
Este modelo de entendimiento de mercado es una invitación formal, enviada a través de una licitación, a un grupo de proveedores para que presenten propuestas de venta y entrega de productos o servicios.
Un proceso de RFP incluyendo varios proveedores es muy ventajoso para las empresas, pues ofrece la plena percepción de lo que es practicado en el mercado, fuera de aumentar la capacidad de negociación, poder de negociación y compra por parte de las empresas.
Todavía dentro de este paso de supervisión de proveedores, se recomienda la creación de políticas de homologación de estos prestadores que exijan certificaciones de calidad y ejemplos de buenas prácticas de trabajo.
El tercer paso es crear un equipo plenamente capacitado para lidiar con las diferentes subáreas dentro del universo de suministros.
¡Es de suma importancia contar con buenos negociadores dentro del equipo!
Las funciones generales del área de compras no están solamente relacionadas a la negociación, de esta forma, es importante que los profesionales sean: organizados, actualizados, analíticos y estratégicos.
Resumiendo, montar un equipo multidisciplinar, es lo que garantizará las mejores prácticas dentro del área de suministros.
¿Cuál es el último paso para la ventaja competitiva?
Por fin, tenemos un último paso, que es la relación del área de compras junto a sus clientes internos.
Para superar algunas barreras que algunos clientes internos crean, es siempre importante dejar claro que el área de compras tiene la misión de contribuir con las áreas, reduciendo sus presupuestos y renegociando sus contratos.
Básicamente el área debe “andar junto” a sus principales clientes para que obtengan mejores resultados y esto dependerá directamente de la alineación entre sí – mientras más comunicación y afinación, mejores posibilidades para estudios robustos, negociaciones estructuradas y así mejores resultados finales de las contrataciones.
Fernando Méro
Head de Compras Corporativas dE Magazine Luiza
Es graduado en Administración de Empresas de la Universidade Presbiteriana Mackenzie, especializado en Dinámica de Negicios del INSPER SP y con MBA de la BSP (Business School São Paulo). Desde sa primera experiencia profesional, trabajó en el sector de suministros/compras y fue responsable por diferentes categorías. Fernando ha pasado por diferentes segmentos, los cuales enriquecieron sus conocimientos sobre el área de Supply Chain – farmacéutica, construcción civil, aviación y retail (e-commerce).
