Por Christine Salomão, jornalista – diretora de conteúdo da ebdi. Inovações na gestão fiscal.
A transformação digital está trazendo grandes mudanças na gestão fiscal das empresas, desde a maneira como os dados são coletados até a forma como os impostos são pagos e as obrigações fiscais são cumpridas. E diante desse novo cenário, a digitalização, a automação e a adoção de soluções tecnológicas específicas se tornaram elementos-chave para que as empresas tenham sucesso na jornada digital fiscal.
Não é à toa que companhias que adotam uma abordagem inovadora na área fiscal e experimentam novas tecnologias e processos se destacam em um ambiente empresarial instável e em constante evolução. Isso porque a transformação digital na gestão fiscal não se trata apenas de adotar novas tecnologias. É importante também repensar os processos e estratégias de negócios para aproveitar ao máximo as ferramentas digitais disponíveis.
Por isso, as organizações devem buscar implementar uma cultura de inovação e experimentação para garantir que estejam sempre aproveitando as melhores soluções disponíveis. Principalmente no Brasil, que é um dos piores países no quesito “burocracia do sistema tributário”, segundo estudo do Banco Mundial (BM). De acordo com o relatório, as empresas gastam cerca de 1.501 horas por ano para preparar, declarar e pagar impostos. Na China, por exemplo, são 138 horas; Reino Unido 114 horas; Estados Unidos 175 horas.
Agora, embora a jornada digital fiscal traga benefícios significativos, a maior parte das empresas brasileiras enfrenta grandes desafios ao investir em novas tecnologias devido a complexidade do sistema tributário nacional; aos altos custos de implementação; falta de infraestrutura tecnológica adequada; mudanças frequentes na legislação fiscal; e falta de conhecimento técnico.
Inovações na gestão fiscal: digitalização, automação e adoção de soluções tecnológicas específicas
Com a digitalização, as empresas podem automatizar tarefas rotineiras, reduzir o uso de papel e melhorar a precisão das informações fiscais. A digitalização também permite que as companhias armazenem dados fiscais em sistemas centralizados, facilitando a recuperação de informações e a análise de dados.
Já as soluções de automação, além de ajudar na redução de erros, aumentar a produtividade e agilizar processos contábeis e fiscais, podem auxiliar na conformidade com as leis e regulamentações fiscais e melhorar a gestão de riscos fiscais.
Agora, as soluções tecnológicas específicas, como softwares de gestão fiscal e soluções de business intelligence podem ajudar as empresas a gerenciar seus processos fiscais de forma mais eficiente, permitindo que as organizações tomem decisões mais assertivas, com base em dados precisos e atualizados.
Outro benefício da transformação digital é que a automação e a digitalização de processos fiscais podem facilitar a comunicação e a colaboração entre diferentes áreas da empresa, permitindo que os funcionários trabalhem juntos de forma mais eficaz e reduzindo a possibilidade de erros e falhas de comunicação.
Fator humano
O fator humano é um dos grandes desafios para as empresas na jornada digital fiscal. A começar que a transição para processos fiscais digitais envolve a adoção de tecnologias, como softwares de contabilidade e sistemas de gestão de documentos, que exigem que os colaboradores tenham habilidades e conhecimentos específicos para usá-los corretamente.
Além disso, os colaboradores precisam estar cientes das leis fiscais e tributárias em constante mudança e serem capazes de aplicá-las corretamente em suas atividades cotidianas. Por isso, a falta de treinamento e conhecimento pode levar a erros no registro e na declaração de impostos, o que resulta em multas e sanções. Ou seja, o fator humano é essencial na gestão fiscal.
E embora a tecnologia desempenhe um papel fundamental na proteção de informações fiscais, a mão de obra humana também é crucial. Afinal, os colaboradores responsáveis pela administração e gestão dos dados fiscais precisam estar cientes das possíveis ameaças cibernéticas e das melhores práticas de segurança da informação. Eles devem ser capazes de identificar possíveis vulnerabilidades nos sistemas e tomar medidas para mitigar essas ameaças.
Mas atrair e reter talentos que realmente atendam às necessidades da área fiscal atualmente não tem sido uma tarefa fácil para as empresas. E a tendência é que aumente a concorrência por profissionais especializados, por exemplo, em tecnologia e dados. A saída? Investir na capacitação e formação de seus próprios colaboradores do departamento fiscal, oferecendo treinamentos e programas de educação continuada para atualizar suas habilidades e competências.
Também é importante que sejam criadas políticas de incentivo, como remuneração adequada, benefícios e possibilidade de crescimento profissional. Desta forma, as empresas terão mais chances de suprir a escassez de talentos qualificados na gestão fiscal, mesmo em um contexto de transformação digital. Principalmente porque as novas gerações não abrem mão de trabalhar com propósito e buscam por empresas que fazem a diferença no mundo.
Outros desafios enfrentados pelas empresas na gestão fiscal devido à transformação digital
Entre os principais problemas enfrentados pelas empresas na gestão fiscal devido à transformação digital, destacam-se:
- Aumento da complexidade fiscal: a transformação digital tem levado as empresas a adotarem novas tecnologias e processos, o que pode aumentar a complexidade fiscal, exigindo mais conhecimento e cuidado na gestão tributária.
- Necessidade de atualização constante: as mudanças tecnológicas e legais ocorrem de forma rápida e constante, exigindo das empresas uma atualização constante das informações e práticas fiscais.
- Maior exposição a riscos: a transformação digital pode aumentar a exposição das empresas a riscos fiscais, como fraudes, erros e inconsistências na gestão fiscal.
- Dificuldade na integração de sistemas: com a adoção de diferentes sistemas e plataformas, pode haver dificuldade na integração e na comunicação entre eles, o que pode gerar falhas na gestão fiscal.
- Pressão por redução de custos: a transformação digital também pode gerar uma pressão por redução de custos, o que pode afetar a qualidade da gestão fiscal e aumentar os riscos de erros.
Impactos da transformação digital na gestão fiscal
A transformação digital está trazendo muitas oportunidades para as empresas melhorarem sua gestão fiscal, aumentando a eficiência, a precisão e a transparência nas informações fiscais.
Confira, abaixo, os principais impactos da transformação digital na gestão fiscal:
- Automação de processos fiscais: a adoção de tecnologias digitais pode ajudar a automatizar processos fiscais, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, o cálculo de impostos e a geração de declarações fiscais, reduzindo erros e melhorando a eficiência.
- Maior transparência e compliance: a digitalização dos processos fiscais torna mais fácil para as empresas manterem registros precisos e acessíveis, o que aumenta a transparência e ajuda a garantir o compliance com as leis fiscais.
- Análise de dados e tomada de decisão: a digitalização também permite que as empresas analisem dados fiscais de maneira mais eficiente, o que pode ajudar na tomada de decisão estratégica em relação a impostos, estruturação de negócios e planejamento financeiro.
- Redução de erros e fraudes: a adoção de tecnologias digitais pode ajudar a reduzir erros e fraudes fiscais, como a duplicação de notas fiscais ou a declaração incorreta de impostos.
- Aumento da eficiência e redução de custos: a automação de processos fiscais pode ajudar as empresas a reduzir custos operacionais, melhorar a eficiência e liberar recursos para outras áreas do negócio.
Tecnologias
Principais tecnologias que estão sendo adotadas na gestão fiscal:
- Inteligência Artificial (IA): pode ser utilizada para analisar grandes quantidades de dados e identificar padrões e tendências que seriam mais difíceis de serem identificados pelos seres humanos. Com isso, é possível, por exemplo, criar modelos preditivos que ajudam a prever receitas e despesas futuras e a tomar decisões mais precisas e fundamentadas.
- Machine Learning: é uma técnica de IA que permite que um software aprenda a partir de dados e melhore sua performance ao longo do tempo. Com essa técnica, é possível criar sistemas capazes de identificar erros nos registros contábeis e fiscais e corrigi-los automaticamente, reduzindo o risco de multas e penalidades por parte dos órgãos reguladores.
- Software de Gestão Fiscal: esses softwares são projetados especificamente para ajudar as empresas no gerenciamento de suas obrigações fiscais. Eles ajudam a automatizar processos de contabilidade, na preparação de declarações fiscais, no gerenciamento de impostos, entre outros.
- Cloud Computing: a computação em nuvem permite que as empresas armazenem e acessem dados fiscais de qualquer lugar, a qualquer momento, sem a necessidade de investir em hardware e software. Isso torna o processo de gerenciamento fiscal muito mais eficiente.
- Big Data e Análise de Dados: com a enorme quantidade de dados fiscais que as empresas precisam gerenciar, as ferramentas de big data e análise de dados se tornaram cada vez mais importantes na gestão fiscal. Essas tecnologias permitem que as empresas analisem grandes conjuntos de dados para obter insights e identificar oportunidades de melhoria.
- Blockchain: pode ser usada para garantir a transparência e a precisão nas transações fiscais. Por exemplo, as transações fiscais podem ser registradas em um livro razão compartilhado, permitindo que todas as partes envolvidas tenham acesso aos dados em tempo real.
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