Implantação de uma política de Home Office em 8 dicas__

O Home Office virou tendência no mercado de trabalho. 

Assim, noções como mobilidade corporativa e trabalho remoto nunca estiveram tão em alta dentro das empresas, e sendo tão discutidos dentro da área de Recursos Humanos.

Em momentos de crise como a provocada pelo novo coronavírus, empresas que nunca haviam cogitado a possibilidade da realização do home office.

Agora, deparam-se com a necessidade de introduzir a modalidade remota de trabalho em sua estratégia.

Do ponto de vista de saúde pública, evitar a concentração de pessoas, seja nas escolas, empresas ou centros comerciais tende a contribuir para a redução do ritmo da disseminação do vírus.

Na prática, para as empresas, é uma oportunidade de investir na qualidade de vida dos colaboradores, otimizar processos e, consequentemente, reduzir os custos operacionais.

Quer conhecer mais sobre as vantagens do Home Office e como aplicá-lo ao seu negócio? Então, este conteúdo foi feito para você. Boa leitura!

As vantagens do Home Office

Inegavelmente, o trabalho remoto confere muitos benefícios, tanto para quem contrata, quanto para quem é alocado nesse modelo de contratação.

Entre os prós, podemos mencionar a redução dos custos da empresa – economia com empregados e encargos sociais (menos taxas e impostos), diminuição ou fim de gastos com aluguel, transporte, refeição e infraestrutura básica.

Ademais, as prerrogativas para o Home Office não param por aí, já que o trabalho remoto pode conferir vantagens fiscais para as microempresas (a depender do local de atuação da PME e da legislação vigente).

As novas formas como o local de trabalho são concebidas, a exemplo do Home Office, podem tornar o ambiente corporativo mais produtivo e centrado no ser humano.

De acordo com o estudo “The Digital Renaissance of Work: Delivering Digital Workplaces Fit for the Future” (2014), os trabalhadores remotos veem um aumento de 20% a 55% na produtividade.

Desta forma, muitas empresas começaram a oferecer suporte ao trabalho remoto – afinal, com o avanço da tecnologia, que promove novas formas de interação social, as equipes virtuais estão se consolidando tanto quanto aquelas situadas em locais de trabalho tradicionais.

Além do mais, esse sistema proporciona maior integração entre empregadores e funcionários, ao passo que promove a satisfação do colaborador e melhora sua produtividade.

Só que, antes de dar o primeiro passo, é preciso se inteirar sobre as regras que regem essa dinâmica contratual e analisar se essa estratégia é, de fato, vantajosa para a empresa. 

Em seguida, elencamos oito dicas para gerenciar uma equipe formada por nômades digitais. Vamos lá?

Encontro de Recursos Humanos

Para discutir este temas e muitos outros com líderes da área conheça este encotro!

1

Modele a estratégia de home office

Em condições de clima e temperatura usuais, o mais indicado seria eleger quais colaboradores estariam mais aptos ao trabalho remoto, porém, em tempos de coronavírus, não há muita escolha.

A melhor opção, neste caso, é optar por uma estratégia pautada na definição clara de papéis e na responsabilidade.

Em termos de estratégia, invista numa comunicação eficiente que garanta um bom fluxo de troca de informações, evitando ao máximo os esforços duplicados e as falhas operacionais.

Entre os principais softwares que podem ajudar nesta missão temos inúmeras ferramentas para a comunicação remota.

Muitas já conhecidas como Slack, Whatsapp, além do Trello para produtividade e gestão de projetos, e o Dropbox e o Google Drive para a gestão e o compartilhamento de arquivos em nuvem.

Neste caso em especial, é importante enxergar o momento e a experiência “forçada” como uma oportunidade de crescimento.

Tanto para a organização quanto para líderes e demais colaboradores, afinal, é em tempos de crise que surgem as melhores oportunidades.

2

Tome ciência das instalações de trabalho do funcionário

Certifique-se que o colaborador tenha a infraestrutura e as condições técnicas adequadas para a execução das atividades diárias e a entrega dos serviços.

Dessa forma, o gestor deve fazer o acompanhamento destas atividades, tanto para avaliar a produtividade do contratado, quanto para resguardar informações sensíveis da empresa e dos clientes contidas na memória de computadores e outras ferramentas de trabalho.

A preocupação com a segurança da informação deve ser constante. 

Assegure que seu colaborador possui e faz uso dos softwares apropriados para identificar e barrar a execução de códigos maliciosos que possam vazar informações importantes.

3

Faça reuniões periódicas durante o Home Office

Certamente, um dos maiores benefícios que a tecnologia trouxe foi o fato de interconectar indivíduos de modo virtual.

Como resultado, podemos aproximar pessoas instaladas em diferentes locais sem que seja necessário mantê-las num mesmo ambiente físico.

Uma das formas mais usuais de desfrutar este benefício é através das videoconferências. 

Use e abuse destes recursos, já que a prática de realizar reuniões constantes é eficaz para o acompanhamento do trabalho dos colaboradores, além de ótima oportunidade para estreitar o relacionamento com a equipe.

4

Determine horários dentro do Home Office

Estipular indicadores de produtividade, bem como delimitar horários para o início e fim do expediente e deadlines para a finalização e o envio dos entregáveis, são ótimos recursos para manter em dia o rendimento dos colaboradores.

O Home Office deve ocorrer em horário comercial, da mesma forma como é o trabalho realizado nas dependências da empresa.

Nesse modelo, é comum que o conceito de flexibilidade seja erroneamente usado – não confundir com o horário flexível usado pelos profissionais freelancers que ditam seu próprio cronograma de trabalho.

Aqui, a flexibilidade significa trabalhar de qualquer lugar, desde que exista o cumprimento de horários e outras regras pré-estabelecidas.

Com o fim de assumir maior controle nesse aspecto, muitas empresas utilizam pontos eletrônicos online para monitorar as taxas de absenteísmo – que também está sujeito a penalidades.

home office um trabalho feito em casa

5

Delegue funções e gerencie tarefas do Home Office

Administrar funcionários remotamente não significa deixar a equipe fazer o que bem entender. 

De tal forma que precisa haver organização e clara distinção das atribuições do líder e dos colaboradores.

Uma boa liderança dita o bom rumo do trabalho remoto. Além do mais, este tipo de trabalho ajuda no descobrimento de talentos e traz à luz talentos que são proativos.

Portanto, lance mão de ferramentas para administração de projetos, acompanhamento e deliberação de tarefas.

Softwares para gestão de compromissos e controle de tempo também são indispensáveis para a coordenação otimizada de equipes remotas.

6

Administre um sistema de comunicação eficaz

A falta de proximidade física entre os funcionários pode ser um obstáculo para a interação do time.

Por isso, engaje os colaboradores, busque mantê-los em constante contato através de um sistema de comunicação eficaz.

Otimizar o acesso a informações importantes – como avisos e comunicados especiais para toda a empresa ou de forma individualizada.

Assim como checar se o recebimento de tais mensagens ocorreu sem obstrução – também são um diferencial para que a gestão de equipes home office seja bem sucedida.

7

Faça a gestão do conhecimento

Gerir uma equipe requer, acima de tudo, o gerenciamento do conhecimento pertinente à execução de determinada responsabilidade.

Não que o colaborador precise de direcionamentos técnicos para realizar dada tarefa, esse não é o caso – afinal, ele estudou para isso na academia ou cursos técnicos.

O conhecimento levantado aqui está mais relacionado ao modus operandi da empresa: missão, valores e processos comuns à área.

Por conseguinte, padronizar os métodos de ação de cada setor e dispor tudo isso de forma documental.

Além de estabelecer um canal de comunicação direto entre líderes e liderados para esclarecimento de dúvidas, são estratégias válidas para potencializar o Home Office.

8

Atente-se às regras trabalhistas

Pela lei, trabalho remoto nada mais é do que a prestação de serviço que acontece fora dos limites físicos da empresa através de tecnologias da comunicação.

As regras que regem o Home Office se diferem daquelas que se estendem ao trabalho externo à serviço da empresa (como o realizado por vendedores porta a porta e técnicos de instalação de internet, por exemplo).

No “escritório em casa”, as atividades realizadas são as mesmas que seriam efetuadas no espaço da empresa.

E, para isso, exige-se que o acordo feito entre empregador e empregado cumpra as mesmas diretrizes, equiparando a atividade realizada no estabelecimento do empregador àquela feita em qualquer outro local.

Vale mencionar que os benefícios e direitos básicos do trabalhador também se aplicam aos funcionários em regime home office.

E para concluir o tema de implantação do Home Office

Fashionable man in winter knitted clothes with laptop

Em tempos de coronavírus, investir no home office é uma questão de saúde pública e sustentabilidade organizacional.

Uma vez que, segundo especialistas, quanto mais cedo o processo de quarentena acabar, mais rápido será a reorganização do mercado.

Para além do contexto coronavírus, estimular a mobilidade corporativa é uma forma oportuna de aumentar a qualidade de vida dos colaboradores, que poderão desfrutar por mais tempo de suas casas – tempo esse que, no trabalho convencional, seria convertido em um deslocamento conturbado e estressante no trânsito.

O trabalho remoto traz implicações positivas e diretas no rendimento da força de trabalho: um funcionário que teve mais horas de descanso, por consequência, rende mais.

Levando para o lado ambiental, a prática ainda auxilia na redução das emissões de carbono na atmosfera (menos pessoas em trânsito equivale a menos carros no asfalto e, logo, diminui-se a emissão de gases que provocam o efeito estufa).

E aí, o que achou das nossas dicas? Agora que você já conhece o necessário para implantar uma política de Home Office na sua empresa, estude as possibilidades e coloque essa nova modalidade de trabalho em vigor. Até a próxima!